¶ 🗂️ Suivre un projet avec Deck
Deck est l'outil de gestion de tâches intégré à Estelum. Il fonctionne comme un tableau de cartes : idéal pour suivre un projet, une organisation d'événement, un chantier ou les tâches d'une équipe — au lieu de tout garder dans des mails.
Accès : 👉 https://estelum.aprene.org → icône 🗂️ Deck
¶ 1️⃣ Créer un tableau
- Ouvrez Deck → + Nouveau tableau.
- Donnez-lui un titre (ex. Rentrée 2026 — école de Béziers).
- Le tableau s'ouvre avec des colonnes (listes). Renommez-les selon votre méthode : À faire / En cours / Fait, ou Idées / À valider / Terminé.
💡 Un tableau = un projet. Évitez d'y mettre toute votre année : plusieurs tableaux courts et terminés sont plus efficaces.
Le vocabulaire de Deck, pour ne pas se perdre :
| Terme | Ce que c'est |
|---|---|
| Tableau | Le projet entier (ex. Rentrée 2026) |
| Liste (ou colonne) | Une étape du projet : À faire, En cours, Fait |
| Carte | Une tâche : « Commander les manuels » |
| Étiquette | Un mot-clé coloré : Urgent, Administratif, Pédagogie |
¶ 2️⃣ Ajouter des cartes (tâches)
- Dans une colonne, cliquez sur + Ajouter une carte.
- Donnez un titre d'action : « Commander les manuels » est meilleur que « Manuels ».
- Ouvrez la carte pour compléter : description, échéance, étiquettes, pièces jointes, commentaires.
📎 Une carte peut contenir une pièce jointe depuis vos fichiers Estelum : le document de travail reste attaché à la tâche.
Ce qu'on met dans une carte :
- Description — le détail, les numéros de téléphone, les références. Tout ce qui évite de rechercher ailleurs.
- Échéance — la date limite. Un retard apparaît en rouge sur la carte et dans le tableau.
- Étiquettes — pour filtrer. Quelques étiquettes bien choisies valent mieux que dix.
- Pièces jointes — le document concerné, directement depuis Estelum.
- Commentaires — pour discuter dans la tâche plutôt que par mail : l'historique reste avec la carte.
💡 Découpez les grosses tâches en plusieurs cartes. Une carte qui traîne trois semaines est souvent une carte trop large : « Préparer la rentrée » ne se termine jamais, « Réserver la salle » oui.
¶ 3️⃣ Assigner et suivre
- Assigner une carte : ouvrez-la → Assigner → choisissez la personne. Chacun voit ses tâches dans l'app Deck.
- Échéance : le retard apparaît en rouge sur la carte.
- Étiquettes : créez-en quelques-unes (Urgent, Administratif, Pédagogie) et filtrez dessus.
- Déplacer une carte : glissez-déposez d'une colonne à l'autre, ou changez la colonne dans la carte.
- Marquer comme fait : la carte passe en vert ; le tableau affiche alors l'avancement du projet.
📌 Assigner sert à savoir qui s'en occupe, pas à contrôler : une carte sans responsable est souvent une carte oubliée. Sur un tableau partagé, assignez au moins les tâches à échéance.
¶ 4️⃣ Archiver : garder le tableau lisible
Un tableau qui accumule les cartes finies devient illisible. Deux mécanismes, à ne pas confondre :
| Action | Effet | Se retrouve dans |
|---|---|---|
| Archiver une carte | Elle disparaît du tableau, mais reste consultable et réversible | Le menu Archivées de la liste |
| Supprimer une carte | Elle part à la corbeille du tableau | Corbeille, quelques jours |
⚠️ Sur ce point, une précision utile : la restauration depuis la corbeille de Deck échoue actuellement (un défaut connu de l'application). Si une carte supprimée vous manque, ne comptez pas sur le bouton de restauration : signalez-le à l'assistance, qui peut la remettre en place côté serveur.
✅ Réflexe recommandé : pour une carte terminée, archivez plutôt que de supprimer. L'archivage est réversible en un clic, la suppression beaucoup moins.
¶ 5️⃣ Partager un tableau
- Dans le tableau, utilisez Partager.
- Invitez un utilisateur (par son identifiant Estelum) ou un groupe (ex. votre école).
- Choisissez le niveau : lecture, édition ou gestion.
- Vous pouvez aussi créer un lien public : à éviter pour un contenu interne.
| Niveau | Ce que la personne peut faire |
|---|---|
| Lecture | Voir le tableau et les cartes |
| Édition | Ajouter, déplacer, modifier les cartes |
| Gestion | Modifier aussi le tableau, ses listes, ses étiquettes et ses partages |
⚠️ Pour un travail interne APRENE, préférez le partage à un groupe plutôt qu'un lien public.
¶ 6️⃣ Suivre une tâche depuis un mail
Depuis l'app Mail, ouvrez le message concerné : vous pouvez créer une carte Deck directement, en conservant l'expéditeur et l'objet dans la description. Pratique pour transformer une demande reçue par email en tâche suivie.
💡 C'est le geste qui évite le plus de pertes : un mail lu et refermé est un mail oublié ; une carte Deck reste visible dans le tableau jusqu'à ce qu'elle soit faite.
¶ 7️⃣ En cas de problème
| Symptôme | Cause probable | Que faire |
|---|---|---|
| Je ne vois pas le tableau partagé | Le partage n'a pas été fait, ou il est en dehors de l'écran | Demandez au propriétaire de vous ajouter (utilisateur ou groupe) et rechargez la page |
| Je ne peux pas déplacer une carte | Votre droit est lecture seule | Demandez le niveau édition |
| Impossible de restaurer une carte supprimée | Défaut connu de l'application | Ne réessayez pas en boucle : signalez-le à l'assistance (voir plus haut) |
| Une carte a disparu du tableau | Elle a été archivée, ou déplacée dans une autre liste | Regardez Archivées et faites défiler les colonnes horizontalement |
| Je ne reçois pas les notifications | Les notifications Deck ne sont pas activées | Paramètres → Notifications, ou vérifiez dans l'application mobile |
| Le tableau est trop chargé pour être lu | Trop de cartes anciennes affichées | Archivez les cartes terminées, filtrez par étiquette ou par personne |
¶ 📞 Assistance
- 📧 Email : contact@aprene.org
- 💬 Talk (si vous êtes déjà connecté à Estelum) : Joan-Baptista HARDUIN
Dernière révision : septembre 2026